หลักฐานการจ่ายที่สรรพากรยอมรับ - บริษัท เอทีเอส การบัญชี จำกัด

หลักฐานการจ่ายที่สรรพากรยอมรับ

หลักฐานการจ่ายที่สรรพากรยอมรับ

หลักฐานการจ่ายที่สรรพากรยอมรับ การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ไม่มีหลักฐานที่เพียงพอ

หลักฐานการจ่ายที่สรรพากรยอมรับ

1. ประเภทของเอกสารประกอบการลงบัญชี

ตามมาตรา 7 (4) แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และประกาศกรมทะเบียนการค้าเรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี พ.ศ. 2544 หมวด 4 ข้อ 8

“เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ได้แก่ บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแยกได้เป็น 3 ประเภท คือ

(1) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก

(2) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

(3) เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง”

2. หลักเกณฑ์การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทำงภาษีได้

กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ผู้รับเงินไม่มีหลักฐานการรับเงินที่เพียงพอต่อการบันทึกบัญชี กิจการสามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

2.1 เอกสารแสดงการรับเงินของผู้รับเงิน

อาจเลือกใช้เอกสารอย่างใดอย่างหนึ่งแล้วแต่กรณี ดังต่อไปนี้

2.1.1 ใบรับ ตามมาตรา 105 ทวิ (ใช้ในกรณีผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงิน)

ใบรับและต้นขั้ว หรือสำเนาใบรับ อย่างน้อยต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิค และอักษรไทยให้ปรากฏข้อความต่อไปนี้

(1) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ

(2) ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ

(3) เลขลำดับของเล่มและของใบรับ

(4) วันเดือนปีที่ออกใบรับ

(5) จำนวนเงินที่รับ

(6) ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า ในกรณีการขายหรือให้เช่าซื้อสินค้า เฉพาะชนิดที่มีราคาตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป

ในกรณีผู้ผลิต ผู้นำเข้าหรือผู้ขายส่ง ขายสินค้าให้แก่ผู้ซึ่งทำการค้าสินค้าประเภทเดียวกับสินค้าที่ขายนั้น ให้แสดงชื่อหรือยี่ห้อและที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ในใบรับที่ต้องออกด้วยทุกคราวที่ได้รับชาระเงินหรือรับชาระราคา ข้อความในใบรับเช่นว่านี้ถ้าทำเป็นภาษาต่างประเทศให้มีภาษาไทยกำกับ

2.1.2 ใบสำคัญรับเงิน

ใช้ในกรณีผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน

2.1.3 ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใช้ในกรณีกิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าว

2.2 ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินปรากฏเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้าหรือค่าน้ำประปา เป็นต้น แต่กิจการมีหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่า กิจการเป็นผู้จ่ายเงินตาม 2.1 และหลักฐานอื่นๆ ประกอบ เช่น สัญญาเช่า เป็นต้น

2.3 จัดทำใบสาคัญจ่าย (Payment Voucher) ใช้สำหรับกรณีไม่มีหลักฐานตาม 2.1

2.3.1 ใบสาคัญจ่าย ต้องระบุ

  • ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
  • วันที่จ่ายเงิน
  • ระบุประเภทรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
  • ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน
  • มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น

2.3.2 พร้อมแนบหลักฐานการจ่ายเงิน อาทิ

(1) สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน ซึ่งขีดฆ่าผู้ถือและขีดคร่อม A/C Payee only ที่มีหลักฐานว่าได้ตัดบัญชี Bank statement ของผู้จ่ายเงินแล้ว หรือ

(2) สำเนาใบโอนเงินธนาคารหรือช่องทางอิเล็กทรอนิกส์อื่น

2.4 แนบบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน (เฉพาะกรณีชำระเป็นเงินสด)

2.5 เอกสารหลักฐานที่ควรมี (เฉพาะกรณี) ดูกรณีตัวอย่าง 1 ถึง 3

2.6 เอกสารการพิจารณาอื่นที่เกี่ยวข้อง (แล้วแต่กรณี)

(1) รายงานการประชุมที่มีมติอนุมัติให้ถือเป็นรายจ่ายได้

(2) จดหมายผู้บริหาร

(3) คำรับรองอนุมัติรายจ่าย

(4) รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติและมีลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย

(5) สัญญาที่เกี่ยวข้อง

2.7 หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

ทั้งนี้ ผู้รับเงินจากกิจการตามเอกสารหลักฐานที่ปรากฏต้องมีพฤติกรรมประกอบอาชีพนั้นอย่างแท้จริง

ที่มา : คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

http://www.rd.go.th/publish/seminar/seminarSMEdoc_20062559.pdf

จัดทำโดย สานักมาตรฐานการสอบบัญชีภาษีอากร
กรมสรรพากร
มีนาคม 2559

Share Button

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *